なぜ操作研修が必要なのか？
クライアント（システム運営企業）のシステム管理担当者が行う業務は、「製品価格の改定」「新製品のアップ」「営業からの要請に対する対応」「社内ユーザーや顧客からの問い合わせ対応」「データのバックアップ」など多岐にわたります。これらの業務を迅速に行える協力体制がなければ、データのアップデートが遅れ、システムの魅力が失われる事につながります。
BtoBのWEB受注システムの場合は、特に導入時の営業部門の協力が大変重要です。マニュアルとパスワードを得意先に置くだけでは、結局ファックスからの受注が継続され、なかなかWEB発注に切り替えてもらえないという事態に陥りかねません。実際にそうなってしまった事例をよく耳にします。場合によっては営業マンが得意先の担当者について、ハンズオンでテスト発注を行うくらいのケアが必要なのです。
新システムが稼働し始めれば、新たなツールとして業務を進めることになります。本番稼働前にシステム管理者及び担当者の運営及び利用研修を充分に行う必要があります。
システム操作研修を効率的に行うには
集団研修スタイルの最大の課題は、1人ひとりの理解度に応じて個別にフォロー出来ないという点です。多人数相手の研修では、受講者のスキルや業務知識に幅があると、理解が遅れる人も出てきます。教育効果を上げるには、いかに1対1の形式に近づけるかがポイントです。
対象の研修者のレベルを定義し、同じような業務的立場やスキルを持つ受講者を集めるほうが効率的でしょう。講師1人で実施するなら10名程度、アシスタントが1人いる場合も20～30人程度に抑えるのがベターです。研修時間は、人が一度に覚えられる範囲の時間である、2時間を限度に完結させましょう。
マニュアル作成時のポイント、疑問点の解決
マニュアル作成は操作研修と同じように、ユーザーから求められる重要な業務です。しかし、分厚いマニュアルはかえって不便になり、敬遠されて使われないことになってしまいがちです。業務をしっかりと理解しルールさえ分かっていれば、細かいマニュアルがなくても操作に支障はないものです。そのためマニュアルにはあまり多く詰め込まず、ポイントを簡潔にまとめるようにする事をお勧めします。
どうしても分からないことがあったり、経験したことのない状況が発生した場合のみ、マニュアルを見るという使い方が効率的です。そのためにも、何がどこに書いてあるかがすぐに分かるような構成にします。機能や操作方法だけを並べるのではなく、いつ何をするかという業務の流れに沿って作成することも大切です。
それ以上の疑問点については、適切な問い合わせ先を確保することが重要と思われます。
弊社は東京でWEBシステムの開発・運営サポートを専門的に行っております。予約・会員登録システムによるWEBシステム効率化を支援すると共に、独自開発のご要望にも、スピーディーに対応いたします。クライアント企業様のパートナーとして、ビジネスの発展に少しでもお役に立つことが出来れば幸いです。WEBシステム開発のご相談・費用のお見積りは、お気軽にお問い合わせ下さい。
